一名办公室年轻老兵的工作感悟

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一名办公室年轻老兵的工作感悟(1):基本素养篇

/ 佐佑

我是一名年轻的办公室老兵。参加工作几年,不时回想和反思自己,虽不至于每日三省吾身,但也定期总结回顾,以期犯过的错误不会再犯。

闲暇时分读读办公室工作的书籍,和前辈交流谈心,甚至看看经典的官场小说。时间长了,有些心得和感悟,写出来既是与各位读者分享,也是对自己思考的一份系统性梳理。

作为系列的第一篇,谈谈办公室工作的基本素养吧。这里面我打算分两方面来谈,一是个人的素质,这是自己能够改变和提升的;二是领导和工作对我们的要求,这是自己需要顺应的。

基本素质

恩格斯说过:“人的性格不仅表现在他做什么,而且表现在他怎么做。”我们的三观反映在平时待人接物、为人处世的每一件小事中,最终也造就了我们,让我们成为了独特的个体。

什么样的人适合做办公室工作,或者说适合广义的体制内工作呢?从大的角度上讲,无外乎以下几点:

政治上强。重大原则问题上不犯错误。古人讲大节,大节不亏,小节上或许可以不太计较。体制内是一条艰辛的路,要守得住清贫,耐得住寂寞,不被权力金钱美色所诱惑。有的读者会说,我就是一个搬砖的文字兵,哪来那么多诱惑?

举个例子:某单位清理房产,有些退休或者快退休的老同志,因为当年政策执行不规范,占了两三套房,或是违规占了超标的房。查出来,你腾不腾退?可笑的是,不少老同志平时一口一个讲政治顾大局,到了此时就是不退。他们发扬舍得一身剐的精神,仗着自己在职务上无欲无求,理直气壮地享受着超标待遇。

更有甚者,为了应对清查,想办法悄悄销毁了自己房子的档案。过去很多老公房没有房本,只有几页档案躺在柜子里,钥匙掌握在几个人手里。档案已销毁,便再无可查。

这是极端案例,但是可以看出来,一个人要做到表里如一地讲政治,是多么不容易。

业务上精。要有精干的办事能力,出众的写作能力,丰富的知识储备,最好还要掌握一两项特殊技能。

有的部门或领导“以文识人”,我接触过某位副国级领导在任时的最后一位秘书,和想象中完全不同,这位秘书其貌不扬,言语很少,扔在人堆里你绝对不会多看一眼,秘书帮聚会时也沉默寡言。

后来上知网搜他的名字,发现每年都会在核心期刊上发表研究文章。再在百度上搜他的笔名,平时的豆腐块也不少。

记得有部小说里,领导对主人公说:“我要的不是拎包秘书。”是啊,领导不缺端茶倒水打杂的服务人员,只做这些或许一时能走得快,但终有一天会脱离领导的庇护自己单飞。到那时,有没有核心竞争力就显得尤为重要。

业务上精通,就是给我们一个源源不断获得新的伯乐赏识的机会。

作风上硬。勤奋、务实、细致、稳重。这些词看着挺虚,想做好却不是那么容易。

譬如勤奋,某次出差,一天连开了五场座谈会,晚上喝了两杯,晕晕乎乎回到酒店之时,领导说:“回房间洗把脸换身衣服,来我房间整理白天的调研笔记。今日事今日毕,明天还有好几场座谈等着我们呢。”

那次为期一周的出差,每天晚上都是两点以后才睡。早上8:30,我们又准时出现在会场。后来领导说,他当年跟着领导出差,强度比这还要大。

又譬如务实和细致,我们很多时候要做的不是锦上添花,不是歌功颂德,而是发现问题和矛盾。业务部门要有自己的观点,也一定会有自己的观点,因为这背后代表着部门利益。

可办公室作为综合部门,领导的参谋助手,不能天真地把“我认为”挂在嘴边。我们是领导的眼睛和耳朵,我们看过、听过之后,要如实地反映给领导,A部门认为什么,B部门认为什么,C部门认为什么……在这过程中,选择什么样的信息汇报,什么样的顺序汇报,本身已经反映出我们的观点和态度。

这又是另一个话题,不深入展开了。

修养上好。如今不是战争年代,草莽英雄可以出人头地。我们的修养、修为,会影响我们自身的处境,从而决定我们事业的高度。

有四句话说得非常到位:淡泊而不失明智,沉稳而不失果断,自信而不失谦和,庄重而不失幽默。

记得有位领导与我分享他的处世经验,总结起来最重要的八个字:与人为善,广结善缘。这种善不是无原则的迁就与妥协,也不是低眉顺眼地讨好与迁就。而是在不涉及原则问题和核心利益的情况下,尽可能地与周围的人达成最大公约数。如果涉及到原则问题,请参考上文第一条。

时间久了,周围的领导和同事会发现,你是一个外圆内方的人,既能够与大家相处融洽,又不是随波逐流没有主见的平庸之辈。

基本要求

这里分享一本书中领导评判秘书的20条标准,逐一对照一下,看看我们是否做到:

1.秘书知道你的职责范围和全部活动吗?是否了解你的目标和意向?

2.假如你离开机关3-4周,你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事?

3.他是否帮助你安排活动日程、协调约会,使你如期赴约,一切都不用你催促和烦神?他本人是不是一个很会安排自己时间的人?

4.如果你不提醒他,他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作?

5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?他能否提出一些新的设想和建议供你参考?他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作?他是否能制定新的工作制度或工作程序?他的工作有条理吗?

7.他是一个机智的人吗?他能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8.他能否提高文件运转效率?他能否及时发现你办公桌上搁置很久,而其他领导正等着看的文件?他能否及时从其他领导处取来你正需要的文件?

9.他所具备的基本技能(例如文件归档、速记和听电话的态度)是否无可指摘?

10.他在危急关头是否沉着?在紧急状态下是否冷静?当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?

11.他对你的忠诚值得信赖吗?你能把一些公和私的机密信息委托给他吗?

12.他是否有较广的阅读面和知识面?他是否能经常提请你注意那些与本单位、与你个人事物有关的出版物?

13.他能否成为一个有价值的信息来源?而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得、或不能获得的?

14.他是否有个人进修计划?他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的同事、或者你的行业?

15.他发言是否清晰?他能否以书面或口头方式简要地向你汇报情况?他能否清楚正确地传达你的指示?他能否了解你关于某项政策和行动的想法,并像你一样把它准确地告诉别人?

16.他是否不计时间地将每天工作做完?他是否根据需要自愿在夜间或周末加班?

17.他能否像管理者那样,必要时将自己未做完的工作委托给他人,并督促他人负责地做完?

18.在你没有插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?

19.他能否记住一些重要日期(纪念日、某人生日、传统节假日等),代你为上级、家庭或同事安排好庆祝活动?

20.在调研工作中他是否称职?如能否收集资料、调查某件事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

上述20条可能过于细致,另一本书中归纳成了三点:

事事记准确。领导交办的事,需要汇报的事,自己了解到的情况,时间、地点、人物、要求、前因后果、具体数字和百分比,好记性不如烂笔头。特别要注意的是,数字是比描述更有说服力的东西,如果能记住,尽量记牢。

件件有着落。不能讲价钱、不能叫苦、不能摆困难、不能借故不办。只要上级交代的任务,一定当成份内之事甚至是家事来完成。

曾经有位前辈笑谈自己的工作经验:“许多领导交代的事儿,拖着拖着就拖黄了,不了了之了。”这种观点我很不以为然。大部分时候不是领导忘了,只是他没空时时催促,或者暗中观察你的进度。万一拖久了忽然问起来,岂不抓瞎?不排除有的事情,世殊时异,方案和规划全变了,事后看来可能做了无用功。但自己下过的功夫,以后多少都会派上用场。

次次有回音。有人说,你汇报的次数永远少于领导对你的期望。无论结果如何,都要及时给领导反馈,而且越早越好。

具体到汇报的技巧,其实和我们平时写材料的逻辑差不多:一定要先说结论。如果领导给你5分钟,你要在1分钟内把结论说完;如果领导只给你一句话的时间,你要用一句话把结论概括出来。

说完结论,要谈亮点,分清详略主次,最好逻辑清晰地摆出一二三四点。最后,如果还有时间,要拿出建议和办法。

也许在领导面前,这种建议显得幼稚可笑不成熟,但它代表了你现阶段的能力水平,也反映出你积极思考的态度。

一名办公室年轻老兵的工作感悟(2):公文写作篇

在办公室工作的人习惯被称作“文字兵”,还有人戏称“我们不创造文字,只是文字的搬运工。”

由于分工不同,有的人需要持续原创,有的人以现有材料整合摘编为主;有的岗位负责短平快的信息,有的岗位负责大部头的报告和领导讲话稿。但无论怎样,文字都是一个人的门面,反映出作者的思维水平和逻辑分析能力。

上述岗位和任务,笔者有幸都做过一些,今天就来谈一谈办公室最重要的一项任务——公文写作。

文件到底有没有意义?

经过几次对文山会海的整顿,现如今无用无效无任何营养的文件理论上已经有所减少。从我个人的角度来看,机关里只要不是单纯的函件(阅提意见等办事用的文件),一般来讲对工作、对自己都有一定的正面意义。

通过办文,学习如何推进工作。不知道各位读者有没有这样的感触:有些事情在我们脑子里,往往是混沌不清的,即使和同事聊起来,也是有一搭没一搭,想到什么说什么。如果这时候要开会专门讨论此事,我们就得写个汇报材料,或者简单地在本子上列个汇报提纲。

这样一个由思绪转化为思想的过程,就是我们的思考。下笔之后,事情变得有了眉目、有了条理。再比如下发一份通知,里面总得提要求吧,先做什么后做什么。如何把要求和流程尽量合理化,也是一个深入思考的过程。

通过办文,学习如何斟酌问题。这一点在起草调研报告时更加明显。有些公文比较程式化,甚至不用特别过脑子,只要不出错就行。但调研报告必须要挖掘出一些独特的点,否则会流于平庸。

实际上,从走访调研,到整理调研笔记,再到提炼独特的观点,最后布局谋篇,这其中辅之以大量的背景知识查证。可以说,完成一篇优秀的调研报告,多多少少就在某一话题上有了一定的发言权。至少在单位里,领导再次关注这个话题,一定会想到调研报告的起草者。

写文的一般方法论

不同文体的写作要求不同,但仍然存在一些共性的东西,在此想到几点,总结如下:

标题,生动而不失庄重。领导每日案头上的文件多不胜数,停留在一份文稿上的时间非常有限。从这个角度上讲,写文其实是一门争取领导注意力的学问。如何争取注意力?从一个新颖生动的标题开始。

有没有可资借鉴的例子呢,现在的微信公众号其实在做同样的事情。君不见如今好多金融分析师的报告,其标题往往别具一格,因此传播甚广。再看传统媒体,如今报纸杂志的稿件标题也越来越抓人眼球,甚至隐约有网红化的趋势。

在这里要把握好一个度,不能哗众取宠或为了制造效果而过分夸大。当然,在机关工作的朋友,文风大概普遍偏保守,不妨解放思想,起一个新颖而不失庄重的标题,再配上一个简单易懂的副标题,效果应该会不错。

哪种标题可能会赢得领导的青睐呢?有几种可以尝试:旁征博引、生动比喻、数字概括、言简意赅、设问设答。

正文,带着脚镣跳舞。不少文章是命题作文,甚至提纲都是领导拟定或大家一起研究出来的。但是字里行间,仍应该尽量体现出作者独特的风格和个性。

如何体现风格?这里提供几个思路,可以从以下几方面入手:

一是敢于触及矛盾和痛处。一份有价值的材料,一定是反映一些比较突出的问题。歌功颂德的文字大有人去写,我们就不用浪费时间了。但是这里面也存在一个度的问题,说问题提建议也要注意措辞,太过激烈就成了否定甚至批判,后果嘛……翻翻党史就一目了然了。

二是尽量丰富细节。比如多用数字,摆事实尽量写清楚六要素。当然,数字也不宜过多,不然您试试统计局的公报,看看能不能读得进去。

三是事实胜于议论。工作中,我们往往写了太多议论文,渐渐有了好为人师的毛病。哪个读者喜欢时不时被别人上课呢?有位领导对我说,要多写记叙文,少写议论文。想想读者喜欢看什么?案例和故事,不一定非要长篇大论,一两行一个的小案例,可以让文章变得丰富起来。

四是建议和措施具体可行。前面说过,反映矛盾和问题已经够让领导添堵了,在文章的末尾一定要举一些建议。但是我们往往对这部分不加重视,写一些套话凑字数,说了等于没说。

个人观点,应当举一些具体可行的建议,哪怕再小再细微,但在现有条件下能够迅速推动的,都是好建议。换句话说,不积跬步无以至千里,许多问题都是一点一滴积累起来的,也需要一点一滴去化解。天天研究屠龙之术,只能是纸上谈兵。

还有一种特别的文章,领导的讲话稿。对于讲话稿其实只有一个要求:为哪个领导拟稿,就要像哪个领导。

同事常说,最大的失败就是,领导开会或出席活动时,辛辛苦苦准备的稿子被甩在一边,自己脱稿讲。

其实,有的领导确实喜欢即兴发挥,现在领导的水平越来越高,照本宣科的也越来越少。我们不求领导能够每次使用我们的稿子,如果能给他提供一种思路、一份参考,体现在他即兴发挥的时候偶尔能用到稿子里的内容,这就说明领导认真地读过稿子了,这也是一种成功。

如何能够写得像领导的风格呢?首先要切实领会领导的意图,大方向上绝对不能南辕北辙。如果不是很清楚,就要多做一些资料搜集工作,找找领导以前的讲话或文章,做一个大体判断。

其次要研究领导的说话特点。讲话不同于正式文章,可以写得稍微口语化一些。尽量用短句,那种一句话两三行的句子还是不要出现为好。避免过分修饰,有的语句配有各种定语状语补语,还带着浓浓的翻译腔,这种一定要杜绝。

最后要研究受众的特点。领导讲话的对象是谁?是本单位同事、外单位人士、媒体记者、普通群众、专家学者?对不同的群体,要有不同的说话方式,介绍背景和使用专业术语也有所不同,这里就不再赘述了。

一些不可忽视的细节

细节见魔鬼。有些看似小事的细节,可能会对我们辛苦写出来的文产生重大影响,不得不防。

杜绝错别字。举个不恰当的例子,错别字就好比一锅汤里的老鼠屎,让人特别倒胃口。如何尽量避免错别字呢?在校对时最好念出声,一字一字念出来,和单纯用眼睛浏览,仔细程度是不一样的。

此外可以和同事互相校对。还有就是成稿之后放一放、缓一缓,过一小段时间再回头校对,或许会发现新的问题。

严格遵循公文格式。之前关于公文格式,有一套国标的《党政机关公文格式标准》。但在具体操作中,各地各部门多少会有一些字体字号行间距上的独特要求,甚至有的单位以自己独特的文件格式形成特色,也成为了风格的一部分。

正所谓“入乡随俗”,平时一定要严格遵守,写完之后对照以前文件的电子版刷一遍格式。否则公文写得再好,领导看过一眼就失去了耐心,岂不是事倍功半?

日积月累,建立素材库。高中三年,我的作文成绩一直很好,高考也拿到了接近满分的成绩。对我帮助最大的一个习惯大概要数素材库。那会一旦看到好的例子、优美的语句,一定要剪下来或者抄下来,整理到一起。如今这一习惯在工作中也大有裨益。

最后,推荐两本书。《怎样写文章》收录了近现代名家关于写文章的论述几十篇,作者王梦奎先生在国办工作多年,具有丰富的实践经验,这本书值得反复品读。

此外,麦肯锡资深员工撰写的《金字塔原理》,从写作构思和搭建逻辑体系的过程入手,提供了循序渐进的训练步骤,在此也一并推荐。

一名办公室年轻老兵的工作感悟(3):日常工作篇

我们评价一个人的职场表现,无非是态度和能力两个方面。经常听前辈说,工作中因为能力不够犯的错误,领导一般可以容忍,如果让人觉得是态度问题,基本上就无可救药了。

今天,我想聊一聊办公室里,日常工作方面的一些体会。三个方面,其实归结起来都是我们给别人展现怎样一种态度。良好的态度能帮助我们尽快提升能力,适应职场要求。

端正态度,让自己被“几家抬”

马克思有句名言,“人是社会关系的总和。”在职场中,如何经营自己的社会关系显得尤其重要。想要提升自己、实现自我价值,光想着独善其身,甚至恃才傲物是不行的。最近政策文件中总出现“几家抬”这个词,其实个人的工作也一样,如何做得好做得巧,让别人心甘情愿帮助你,或者能够互惠互利,让别人有条件地支持你,是工作中非常重要的一环。

在这里,我们要努力避免成为以下三种人:

1、恃才傲物之人。有的人,能力一流,业务出众,往往觉得周围的人都是蠢货,脾气不知不觉中往往变大了,殊不知这是在给自己挖坑。

我曾经遇见过一位大笔杆子。有多大呢?其文字经常成为政府工作报告的一部分。但是这位仁兄一毕业就进入机关的核心部门,十几年来换了几个处室,没有过基层经历。这样的履历不知道是幸运还是不幸,他没有经历过基层部门不同利益主体博弈的过程,不知道做成一件事需要花费多大的气力。

多年来,高高在上久了,要什么材料、找什么人、协调什么事情,一个电话过去就能办成。这样的经历使得他脾气不是一般的大,训斥手下弟兄毫不留情,有不少人刚与他共事时都要经历半年的心理建设期。连领导们都知道他的脾气,评价时总会说XX业务能力极强,就是脾气不太好。”

后来,有个为一把手当秘书的机会,组织部门推荐过去,没想到一把手也知道此公的群众基础不太好,最终遗憾落选。

2、时常算计之人。有的仁兄闲来无事,就爱研究人事八卦,不光如此,张家长李家短,桃色绯闻、领导爱好、同事秘闻,无一不知,简直是民间组织部长。活成这个样子,基本上想干大事业也不用指望了。人人都有好奇心,但没事总爱琢磨别人,就会让人觉得此人心眼甚多,不得不防。

有的人不琢磨别人,就去琢磨规章制度的空子,以求为自己谋得最大的利益。单位规定名下有房不能再分房?那就和老婆离婚,房产划到老婆名下。买车总摇不上号?把父母户口迁过来,以他们名义摇。甚至有的人帮家属蹭单位免费体检,中午吃饭多拿两个水果,从大到小,事无巨细地占便宜。这样的人,谁能信得过呢?

3、慵懒怠政之人。追求安逸是人的本性。《我的团长我的团》这部剧在我心中是国产前三,里面有句非常经典的话:“想要安逸想疯了,宁可死也要安逸。”

为了安逸,舍不得自己的舒适圈,不愿意改造周围不合理的环境。天长日久,自己也就活得了无生气,甚至自己都没有察觉,但在领导同事眼里,就变成了毫无进取心的平庸之辈。

每天早来10分钟整理办公桌,主动扫地打水,午休时候听听英语,这些点滴小事,不仅为了提高工作效率,更是向外界传达一个信号:这是一个上进的人。

把握原则:大事不糊涂,小事不清楚

这句话是我读过的非常有水平的一句总结。大事不糊涂非常好理解,但为什么小事要不清楚呢?

古人说过,“水至清则无鱼,人至察则无徒”。活得太较真,往往就会陷入被动和寡助的境地。因此,在小事上装糊涂,自己活得轻松一些,周围的人也会轻松一些。具体来说,小事装糊涂体现在以下几个方面:

1、职场上的许多事,要听而不听、少答多听,要边干活边听,要边打圆场边听。

举个例子,一个处室从处长到科员共用一个办公室。吃完午饭回来,你发现处长和别的处长在屋里小声说着什么。这时应该怎么办?

走进去坐定开始午休?等于给别的处长下逐客令。

转身就走?对方已经看到了你,这么突兀会非常尴尬。

比较好的解决办法是,走进去打个招呼喝口水,假装接个电话或者拿件东西再走。从结果上,达到了回避的目的,从效果上让自己和对方都不失尴尬。

2、对于许多事情,不拒听、不记录、不追问、不肯定也不否定,一听一过就好。

当领导确实不容易,特别是公共场合的表情管理。比如一个公开会议上,下属汇报时你频频点头,或者应上几句“对,是”,可能只是无心的应和,别人看来可能就是一种表态。

对于我们普通员工,在和别人聊天、打电话时,特别是涉及工作时,也尽量不要习惯性地附和,否则一旦被别人误认为是一种表态,这种表态又恰好不是你心里的真实想法,以后解释起来就会比较尴尬。

3、工作中查找相关责任方时,尽量做到不解释、不挑明、不汇报。

这一点是比较难做到的。宰相肚里能撑船,为什么?还不是委屈撑大的。上头的板子拍下来,可能自己受了委屈和误解,但一定不能当场声辩,公开顶撞老板,有理也变成了没理。如果不是原则问题,或是影响自己前途命运的大问题,有时候替人背锅也就背了,或许你能因此结交下一个死党。

对待工作:有准备、拼手速、找亮点

用经济学术语讲,工作是在时间和空间约束条件下,追求效用最大化的过程。如何能把工作做好,或者至少不要做得太差,这里有三条原则:

1、有准备。既要有长期准备,也要有短期准备。

从长期来说,我换过几次工作,每到一个新环境,都会在闲暇之余找出本单位以前的文件资料、领导的讲话稿等材料看看,这是一项长期的工作,可以帮助我在最短时间内了解部门的情况,做到手里有粮,心中不慌。

从短期来说,比如马上要开一个短会,即使只有10分钟时间,也应该做好被叫到即兴发言的准备。打个腹稿,或者用手机搜索关键字找点资料,这种准备大部分时间派不上用场,但只要被叫到,绝对可以临危不乱。

换个角度想,即便没有被叫到,自己提前做了功课,可以在心里把自己的思路与领导的布置做个对比,看看自己差在哪里,慢慢的就有了提高。

2、拼手速。办公室工作千头万绪,但最讲求速度。接到任务时,“马上就办”是最好的方式。即使是一项大任务,一时半会儿不能完成,也要抓紧开始行动起来。

有的领导讲究“案无积卷,事不过夜”;有的领导给自己定下规矩,没接到的短信和电话必须当日回复。这些都是非常好的工作习惯。

如何提高速度?有许多项目管理和方法值得参考,比如每天列清单,按着紧急和重要程度划象限排序;比如按照项目进度做甘特图;又比如把任务分解,其中一些不重要的部分适当外包。这些就不再赘述了。

3、找亮点。同样是完成一项工作,我们完成下来和其他人有什么不同?有什么特色?有什么亮点?

工作初期,按照套路来模仿是最省时省力的,但一项工作做久了,一定要形成自己独特的风格,只有这样才能在茫茫人海中脱颖而出。

我们单位有个部门,提交的报告有个最大的特点,就是数据可视化做得非常棒。本来平平无奇的图表,能够用鲜亮且搭配适当的颜色加以区分,或是做出气泡图、地域差异图等,也因此每每被上级领导重用。这个部门擅长用各种软件做图的同事,很快也就成了单位“扛把子”,连领导外出讲课开会使用的PPT也经常找这位小哥制作。

还有一位同事,极其擅长做表,人送外号“表哥”。不要以为这是一项毫无技术含量的工作,它反映的是一个人的思维能力。一件事情的很多要素,主体、类别、项目、时序、绝对值、百分比,不一而足,这位表哥总能按着最清楚易懂、简明扼要的思路整合到一张表中,省去了很多文字上的啰嗦。

归根结底,找亮点,就是培养自己与众不同的业务特质,就是让自己成为差异化的人才。

一名办公室年轻老兵的工作感悟(4):服务领导篇

我国的干部晋升制度,通俗来说是伯乐制。埋头拉车也要抬头问路,不然纵使满腹经纶也有可能被埋没。因此让领导认识、理解并欣赏,并不是什么厚黑学,而是一门学问。

其实不光是在体制内,从国内几家寡头民营企业高管团队,到大洋彼岸的特朗普班子,哪个不是用自己最得力、最信任的人呢?

所以,提升服务领导的水平,是为了让我们的才华被认可,使我们自身能力与外界对我们的认知相匹配。

下面就来聊聊在办公室里怎样做好服务工作。

“眼力见”是核心竞争力,“钝感力”也不能少

我们经常会听到领导称赞一个年轻人:“这小伙子不错,机灵,有眼力见。”眼力见是什么呢?在我看来,是我们在工作中对周围环境的敏感度和反应力。有敏感度,我们能第一时间感知领导的需求、同事的态度、乃至空气中一丝丝只可意会不可言传的气氛变化;有反应力,我们能根据当时的情况,第一时间行动,既快人一步,又妥帖得当。

没有眼力见的典型表现,已经被总结成经典顺口溜:领导夹菜你转桌,领导讲话你唠嗑……后面还有好几句,大家可以自行搜索。有眼力见是怎样的呢?举个最简单的例子,我们都经历过找领导签字,去之前手里抓上一支笔,领导的笔没在手边时马上递过去;领导签完名字,准备写日期的时候,不失时机地说出今天是几月几日,这就是有眼力见的表现。

应当注意的是眼力见绝对不是溜须拍马、阿谀奉承,这是一种共情和换位思考的能力。不仅对领导,对待同事、对待家人如果都有这样的眼力见,人际关系绝不会差。

怎样才能提高自己的眼力见?总结起来一句话:用对待恋人般的温暖对待领导。想想身处在热恋中的我们,是不是服务意识特别强,眼疾手快,所有的话都不会掉在地上?把自己的姿态放低,眼力见自然就会见长。

但是,一个人也不能对周遭的环境太过敏感。否则脸皮很薄,禁不住批评也不行。很多时候,我们也需要一定的“钝感力”,俗称脸皮厚。

冯唐曾经说过,人最重要品质之一就是“不要脸”。领导有时候火气冲天地骂人,其实并不是真的动怒,而是故作姿态,是一种表演。这个时候如果真的太往心里去,自然感觉受了天大的委屈,脸上多少挂不住。如果再压不住火,当场顶嘴声辩,那简直是把自己往火坑里推。

所以,要适度地做到“皮糙肉厚”。领导和我们的经历不同、知识背景不同、性格不同,可能会说出我们无法接受的话,这个时候一定要安慰自己,有些难听的话一听一过就得了,千万不能往心里去。

换个角度想,领导愿意骂我其实是给我机会,说明把我当自己人,说明还可以抢救一下。君不见办公室最不受领导待见的方式,就是把你晾在一边,不沟通、不批评、不派活。很久不被领导批评,自己可以反思一下,是不是不知不觉已经沦为了边缘人。

正确领会领导的意图和指示

领导的风格千差万别,有的深藏不露,有的坦白直接,有的平易随和,也有的大开大阖。有句话说得好,领会意图是办公室人员最基本的职业道德,绝不能自以为是、自作主张。想要让领导认可,就要用最短的时间适应并熟悉领导风格,试错可以,但是时间千万不要太长。

怎样正确领会领导的意图和指示?一个基本的前提是要对领导的想法比较熟悉,这需要长期深入的共事和了解。在一个人身边久了,自然知道这个人的思路。如果时间太短,就需要大量的阅读,把以前领导的讲话、文章翻出来看一看,虽然可能很多都是套话,但多少能体会出字里行间的言外之意,由此做到心中有数。

开会是一个很好的途径。对于会上领导布置的任务,就需要当场吃透,全面准确地领会意图。具体来讲,有以下几个方面:

一是要善于把握领导工作的热点,跟踪追击。比如很长一段时间里,领导的工作重心都在就业问题上,那么正好布置我们做一项高考的工作,在汇报和写报告的最后,可以适当地往就业上面靠一靠。

二是要善于把握领导的思维方式,协调运作。比如领导是一位学者型官员,那么我们的文章就要篇学术一点,在文字中体现研究和分析的内容多一些;如果领导是干事的猛将,我们和文章和汇报就要直面问题、直指痛处,并且着力点在政策建议,分析的部分可以适当压缩。

三是要善于把握领导思想的闪光点,加以深化。有人说,领导是经验丰富的老兵,要把领导当成我们工作中的导师,带着欣赏的眼光看待领导,发现领导的高招妙招,而不是躲着藏着,我们会进步很快。很多时候我们不理解领导的某些做法,只是因为站位不同、角度不同,掌握的信息量不对称,或许我们处在领导的位置,大概率不会想出更好的解决方法。

四是要善于多角度捕捉领导意图,综合归纳。从领导的签批文字中,从领导的调研目的地里,从领导和别人的闲聊中,都能发现一些有用的信息。最后,要把握领导个性特点,因人而异。

这里还有一招,不管是写文还是办事,或者汇报工作,要尽量做到“走一步、看三步”。

有一次要写一篇某个月度经济数据的分析报告,本来是一项常规工作,有成熟的套路,我按照要求很快完成了,经济形势不好,报告基本也都如实反映了。没想到领导做了大幅修改,要求添加分项指标中的亮点。返工的过程由花费了好几个小时。

后来反思一下,其实在写的过程中,就应该做两手准备。在经济下行期,问题一大堆,困难一箩筐,领导当然知道这些问题,也能从各种渠道获得这些信息。这时可能需要发现一些亮点,提振领导的信心,也让自己的文章显得与众不同,不人云亦云。一个聪明的办公室人员,一定会准备好一些正面的素材,一旦领导让修改,马上可以拿出来填进去。

此外,还需要练一练速记的本领。记录领导的原话;记录任务的要点;记录容易忘记的点,比如时间地点人物专业术语等;记录有疑问的点,便于事后及时向同事和相关人员确认求证。

如何落实领导的指示?这里有几点建议:

首先,如果没有头绪、把握不大,就认真按原话落实。按部就班总是不会出错的,但是也不会把工作干得漂亮。

在此基础上,其次,要从领导之前的观点和材料中发散,或者从参与和酝酿一件工作的过程中发散,再或者要从领导的个性中发散。某本书上有句话说得好,聪明的办公室人,不在于他能被领导采纳多少好点子,而在于他能给领导提出多少好点子。做好领导的参谋助手,就要为领导提供更全面的信息、更准确的数据、更宽广的思路,就算领导没有采纳,也会对你的能力有所了解。

最后,有一个工作习惯很重要:笔本不离身。不管是大会小会,还是随访出行,一定要带好笔记本,确保能够随时拿出来进行记录。对于一些任务,没听清的话一定要及时追问,当场确认。做到上述这些,我们离一名合格的办公室人的标准就相去不远了。